‘’Het kost zoveel tijd om een offerte te maken’’ Dat horen we onze klanten vaak verzuchten. Eén van de oorzaken is dat ze geen vaste offerteopbouw gebruiken. Daardoor moet je steeds het wiel opnieuw uitvinden, en dat kost dus tijd. Bespaar dus tijd en voer onderstaande tips consequent door in je offertes. Gebruik je al wel een vaste opbouw? Check dan nog eens of hij voldoet aan de principes van een winnende offerte.

Tip 1: volg het ‘reisproces’ van je klant

Jouw klant doorloopt een bepaalde reis tijdens het lezen van je offerte. Door steeds een stap verder te zetten, ontstaat uiteindelijk koopbereidheid. Of niet, natuurlijk. Zorg dus dat je offerteopbouw aansluit bij dit reisproces. ‘Ze willen toch alleen maar de kosten weten’, horen wij vaak. Dat is maar deels de waarheid. Het zou betekenen dat je beter maar meteen kunt beginnen met de kostenparagraaf en daarna pas vertellen wat de klant daarvoor krijgt. De kans dat hij je dan duur vindt, is vrij groot. Tijdens zijn reis stelt hij zichzelf eerst een aantal andere vragen. Zorg dus dat je offerteopbouw daarbij aansluit en beantwoord de vragen van je klant in een logische volgorde.

Tip 2: Zorg dat de klant ‘ja’ denkt tijdens het lezen

Jouw klant stelt zichzelf dus een aantal vragen tijdens het lezen. Het is belangrijk dat het antwoord op die vragen ‘ja’ is. Een van de 10 principes van een winnende offerte is namelijk de ja-modus. Mensen raken onbewust in een ‘ja-modus’ als ze een paar keer ‘ja’ hebben gedacht of gezegd. Dat heeft dan weer met onze neiging om consistent te willen zijn. Zijn we het met de samenvatting van de klantvraag eens? Dan is het consequent om het ook eens te zijn met de oplossing die precies bij dat probleem aansluit. En met de kosten die daarbij horen. Zorg dus dat niet alleen de opbouw maar ook de samenvatting van de klantvraag ‘raak’ is.

Tip 3: match offerteopbouw met acquisitiegesprek

Bijna al onze cursisten hebben eerder ook een of meer trainingen acquisitie- of salesgesprekken gevolgd. Daarin krijgen ze een vaste structuur aangereikt voor de stappen die zo’n gesprek doorloopt. Want inderdaad: een vaste structuur werkt. Dat heeft weer met die reis te maken waarover we het hierboven hadden. Opvallend genoeg zien we vaak dat mensen die structuur weer loslaten op het moment dat ze een offerte schrijven. Dat is een gemiste kans om je klant stapsgewijs te overtuigen. Match daarom je offerteopbouw met het acquisitiegesprek. Daarmee is de worsteling wat je waar kwijt moet ook meteen opgelost. Je kunt gewoon altijd dezelfde opbouw gebruiken. Overbodig te zeggen dat je daarmee ook weer tijd bespaart.

Tip 4: kies tussen rapport- of briefvorm

De vorm waarin je je offerte aanbiedt maakt ook uit voor de offerteopbouw die je kiest. Grofweg zijn er twee smaken:

  1. Briefvorm, dus met een inleiding en afsluiting in de offerte zelf. Het document vormt één geheel.
  2. Rapportvorm met begeleidende brief/e-mail. De offerte heeft geen inleiding en slot en komt meteen terzake.

Beide vormen zijn prima. De lengte van je offerte speelt hierin ook een rol. Optie 1 is een goede keuze als de tekst niet te lang is. Is je offerte meer dan ongeveer 8 pagina’s? Dan is optie 2 met een goede inhoudsopgave erbij waarschijnlijk een betere offerteopbouw. Kijk in dat laatste geval overigens ook nog eens of je offerte niet té lang is.

Ben je benieuwd of jouw offerte voldoet aan deze tips?

Laat ons je offerte nakijken en ontvang gerichte feedback waarmee je de winkans verder vergroot. We vertellen je niet alleen welke verbeterkansen we zien, maar ook hoe je dit kunt toepassen. Met voorbeelden en concrete handvatten creëer je een sterk template die je veel tijd zal besparen. Direct al een vraag over deze tips? Laat het ons weten via onderstaand formulier of neem contact op.

Stel ons een vraag over je offerteopbouw