Bouw je jouw offerte op in rapportvorm? Dat betekent dat je meteen terzake komt op pagina 1. Iets van een inleiding is toch vaak wel netjes, vinden offerteschrijvers. Daarom sturen ze een offertebrief mee. Een losse pagina die voor het rapport zit. Op internet vind je vrij makkelijk een voorbeeld van zo’n offertebrief. Gebruik die vooral als basis, maar kijken er nog wel even kritisch naar. Ze zijn namelijk meestal vrij standaard en zeggen inhoudelijk niets.

Drie criteria voor een goede offertebrief

Een goede offertebrief voldoet aan drie belangrijke criteria:

  1.  De brief zet de juiste toon en geeft daarmee de lezer het gevoel dat je zin hebt in de samenwerking. Er is echt niets mis mee om jouw enthousiasme te tonen. En het komt zeker niet wanhopig over, zoals een schrijver ons laatst bezorgd vroeg.
  2. De brief nodigt uit. De lezer krijgt als het goed is zin om verder te lezen. Dat klinkt misschien als een onhaalbaar doel, maar het kan zeker.
  3. De brief is onderscheidend. Je bent tenslotte (meestal) niet de enige die een offerte uitbrengt. Het is dus zaak om eruit te springen met jouw tekst. Bereik je deze drie doelen met een voorbeeld offertebrief die je van internet plukt? Wij weten vrij zeker van niet.

1: Tref de juiste toon in je offertebrief

De offertebrief ziet de lezer als eerste. De juiste toon treffen is hier dus nogal belangrijk. Het belangrijkste daarbij is dat je de lezer persoonlijk aanspreekt. Dat betekent simpelweg veel ‘u’ (of jij) gebruiken. Je wilt dat het de klant meteen duidelijk is: deze offerte gaat over mij! Deze partij heeft geen standaard voorbeeld van internet gehaald maar werk gemaakt van de offertebrief. Een tweede tip: laat de wollige taal achterwege. Ja, echt. Veel bedrijven zien dit als ‘zakelijk’ of ‘professioneel’. De ontvanger leest iets heel anders: afstand en onduidelijkheid.

2: Zorg voor een goede binnenkomer

Met referte aan, naar aanleiding van, hierbij, in reactie op … Het meest standaard voorbeeld van de inleidende zin in de offertebrief. Je onderscheidt je er niet mee. Hij nodigt niet uit om verder te lezen. Hij laat ook niet zien dat je zin hebt in de samenwerking. Bedenk bovendien dat de lezer het eerste wat hij leest beter onthoudt. Kortom: bedenk iets beters en zorg voor een goede inleiding in je offertebrief. Dat betekent ten eerste dat je enthousiasme laat zien door er woorden aan te geven. Daarnaast is het een goed idee de standaard openingszinnen te laten varen en wat meer eigentijdse taal in je offertebrief te stoppen.

3: Geef een sneak preview van de inhoud

Zoek je online naar een voorbeeld offertebrief, dan bevat die meestal weinig ‘echte’ inhoud. Er staat een standaardzin voor de inleiding en afsluiting, en dat was het. Een gemiste kans, want lezers zijn lui en houden ervan informatie snel en op hoofdlijnen te krijgen. Overweeg daarom je offertebrief alvast wat inhoud mee te geven. Daarmee scoor je in ieder geval op het criterium ‘zin om verder te lezen’.

Het heeft ook een voordeel om zo te werken als jouw beslisser weinig tijd heeft. Wat gaat deze lezer doen met jouw offerte, denk je? Scannen en zoeken in jouw uitgebreide tekst, waarbij hij al snel bij de kostenparagraaf belandt. Heeft hij alles wat daar voor stond niet gelezen, dan is de kans groot dat hij die kosten ineens best hoog vindt. De offertebrief met een samenvatting zorgt ervoor dat ook de snelle lezer ziet dat je zijn klantvraag goed verwoord hebt. Zorg dus dat de samenvatting in de brief de essentie van de offerte bevat. Bijkomend voordeel van zo’n samenvatting is bovendien dat weinig andere schrijvers deze moeite nemen. Je onderscheidt je er dus ook mee. Zorg er als vuistregel wel voor dat je offertebrief op 1 A4 blijft passen.

Meer weten over het taalgebruik in de offertebrief?

Er zijn allerlei knoppen om aan te draaien die de winkans van jouw voorstel sterk vergroten. Wil je zelf concreet aan de slag met het toepassen van de juiste toon in je offerte? of ben je op zoek naar handreikingen voor het voorkomen van de wollige taal? Tijdens onze training geven we tips over jouw offerte en de offertebrief. Binnen 3,5 uur, feedback op je huidige offerte met als resultaat sterke offerte waar je de winkans voor de toekomst mee kunt vergroten.

Of stel ons direct een vraag over de offertebrief