‘In het vertrouwen u hiermee een passende aanbieding te hebben gedaan, zien wij uw reactie met belangstelling tegemoet.’

Herken je deze uit jouw eigen tekst? Of gebruik je mogelijk een variant hierop? Lees dan verder. Je laat namelijk kansen liggen om de opdracht te scoren. De laatste alinea draagt daar in belangrijke mate aan bij.

 

Afsluiting offerte als ondergeschoven kindje

Wij zien vaak dat aan de laatste alinea niet meer zoveel aandacht wordt besteed. Er staat een standaardzin die per offerte niet of nauwelijks wordt aangepast. Op zich is er niets mis met standaardiseren. Als je een goed offertetemplate hebt, kun je zowel de offerteopbouw als de inleiding en afsluiting hergebruiken en oogt de offerte voor de klant nog steeds als maatwerk. Waarom die afsluiting zo’n ondergeschoven kindje is? Misschien herken je een van deze redenen:

  • ‘De klant leest die laatste alinea toch niet.’
  • ‘Het gaat vooral om de prijs, met die laatste alinea ga je de klus echt niet binnenhalen.’
  • ‘Er is niets mis met een zin als ‘wij vertrouwen erop u een passend aanbod te hebben gedaan. Zo heb ik het geleerd op school en alle offertes sluiten zo af.’

De klant onthoudt het eerste en laatste beter

We noemen dit ook wel het ‘primacy-recency effect’ en het is niet voor niets 1 van de 10 belangrijke neuroprincipes om toe te passen als je een offerte gaat schrijven. Kort gezegd komt het erop neer dat de klant de inleiding en afsluiting van jouw offerte juist extra goed onthoudt. Onbewust weliswaar, maar dat maakt het niet minder belangrijk. Zorg dus dat je indruk maakt met die alinea’s. En om meteen maar aan te sluiten op het punt ‘iedereen schrijft zulke afsluitingen in offertes’: dat klopt. Ze zijn afgeleid van de oude handelscorrespondentie. Die stamt uit de jaren ’30, van de 20e eeuw welteverstaan. Dit soort zinnen zijn dus behoorlijk oubollig en standaard. En dat lijkt ons niet het beeld dat je met je offerte wilt oproepen.

De klant verleiden tot een vervolgstap

Je wilt dat de klant ‘ja’ zegt tegen jouw offerte. Of op zijn minst wil je in gesprek blijven en een vervolgstap zetten in de relatie. Daarbij gaat het zeker niet alleen om het aanbod en de bijbehorende prijs. De afsluiting van je offerte speelt ook een belangrijke rol. Je hebt veel tijd zitten in het schrijven van die offerte. Dan is het behoorlijk frustrerend als er na het versturen een oorverdovende stilte valt. Je hoort niets meer en jij bent de regie op het proces kwijt. Je kunt de afsluiting van je offerte heel goed gebruiken om een opdracht binnen te halen, of om daar op zijn minst gerichter op te sturen.

Je leest hieronder drie voorbeelden van een afsluitende zin die we je sterk afraden te gebruiken. Wil je weten hoe het ook kan? Lees dan de drie criteria voor een goede afsluiting.

Afsluiting 1: De weinig indrukwekkende

Dit zijn alle varianten op het cliché dat stamt uit de oude handelscorrespondentie:

  • ‘Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’

Elke variant met hopen, vertrouwen, ervan uitgaan, … komt op hetzelfde neer. Het is een afsluiting die inderdaad weinig toevoegt voor de klant. Je maakt misschien geen negatieve indruk. Het maakt simpelweg GEEN indruk, en dat is niet wat je wilt.

Afsluiting 2: De regie-weggever

  • ‘Wij kijken uit naar een prettige samenwerking en zien uw reactie met belangstelling tegemoet’

Met deze afsluiting geef je de regie uit handen. De bal om te reageren ligt nu in de hoek van de klant, en jij moet wachten of en wanneer hij die oppakt. ‘Waarom reageren klanten altijd zo traag op onze offerte?’, verzuchten cursisten vaak. Dat hangt van allerlei factoren af, en je hebt niet op elk daarvan invloed. Maar de afsluiting van je offerte is ook een factor, en daar kun je wel iets mee. Zorg liever dat de bal bij jou blijft.

Afsluiting 3: De dwingende

Dit is de tegenhanger van de vorige. Waar afsluiting 2 te vrijblijvend is, is afsluiting 3 juist te dwingend. Vaak wordt de volgende zin ook nog voorafgegaan door een opsomming van de algemene voorwaarden, geldigheidsduur van de offerte en andere kleine lettertjes:

  • ‘Wij vertrouwen erop u een passende aanbieding te hebben gedaan en ontvangen de getekende overeenkomst graag van u retour.’

De overeenkomst tekenen, dat is een stevige stap. Je wilt de klant wel een vervolgstap laten zetten, maar de kans dat hij meteen naar de scanner sprint om jouw de bevestiging te sturen, is klein. Zorg liever dat je in gesprek blijft en dat je de offerte kunt doornemen met de klant. Je kunt uiteraard een bevestiging op de laatste pagina doen, maar geef de klant niet het gevoel dat hij ‘gedwongen’ wordt die meteen te tekenen.

Meer tips voor de afsluiting van je offerte?

Je vindt ze in het boek ‘Slimmer Offertes Maken’. Hier staat ook een uitgewerkt voorbeeld van een afsluiting die je kunt overnemen in jouw offerte. Wil je een vraag voorleggen aan een expert, neem dan contact op.

Share This