‘Wij maken eigenlijk geen offertes.’ Kan dit een uitspraak van jou zijn? Het kan betekenen dat je iets heel erg goed doet. We zien ook vaak dat offerteschrijvers eigenlijk wel offertes maken, maar het document dat ze opsturen een andere status geven. Dat maakt de vraag relevant: wat is een offerte eigenlijk? En welke onbewuste, negatieve triggers roep je mogelijk bij de klant op als je geen offerte maakt maar een ‘prijsvoorstel’ of ‘opdrachtbevestiging’?

Wat is een offerte?

Een offerte is een samenwerkingsvoorstel dat je naar een (potentiële) klant stuurt. In deze ene zin zit een aantal begrippen die interessant zijn als je kijkt naar wat een offerte eigenlijk is:

  • Samenwerking. Je bent een offerte aan het maken als je de samenwerking opzoekt. Dat kan eenmalig zijn of structureel. Een doos pennen verkopen is net zo goed samenwerken als een accountantskantoor dat elk kwartaal btw-aangiftes verzorgt.
  • Voorstel. Dit woord geeft aan dat de klus nog niet binnen is. De klant kan je offerte afwijzen, een andere prijs of aanpak vragen.
  • (potentiële) klant. Je hebt te maken met iemand die jou betaalt voor de opdracht. Dat kan een nieuwe klant zijn waarmee je nog niet eerder samenwerkte, of een bestaande.
  • Stuurt (sturen). Om iets te kunnen sturen, heb je het eerst op papier gezet. Hetzij digitaal, hetzij in print. Een offerte is dus iets anders dan een mondelinge overeenkomst.    

Waarom denk je soms dat je geen offerte aan het maken bent?

Vaak is een van de volgende dingen aan de hand:

  • Je vindt de opdracht zo ‘klein’ dat je de betekenis ‘offerte’ geen recht vindt doen. Een voorbeeld is de webshop die bedrukte pennen in kleinere oplages verkoopt. Ze zien de samenwerking dus niet als samenwerking.
  • Je hebt mondeling al overeenstemming bereikt en hoeft het ‘alleen nog even op papier te zetten’. De klus is (of lijkt!) dus al binnen. Het voorstel is al gedaan in het gesprek.
  • Je hebt al eerder zaken gedaan met deze partij. Hierdoor ben je sneller geneigd het niet als een offerte te zien maar als een klus die al binnen is en die je alleen nog even hoeft te bevestigen.   

Hoeveel betekenis geef je een offerte?

Het is heel begrijpelijk dat je in de bovenstaande situaties vindt dat je geen offerte aan het maken bent. Feit blijft dat als je iets opstuurt naar iemand die jouw product of dienst misschien wil hebben, je een offerte maakt. Ook als het een bestaande klant is. En ook als het om een kleine klus gaat. Geef je een andere betekenis aan je offerte? Dan laat je mogelijk kansen liggen om de opdracht binnen te halen. De klant voelt onbewust dat je de samenwerking niet zo ‘spannend’ vindt, of dat je ervan uitgaat dat je de klus toch wel krijgt. En dat maakt je minder aantrekkelijk.

Welke betekenis geeft de klant onbewust aan een ‘prijsopgave’?

Een veelgebruikt alternatief voor offerte is de prijsopgave. Maar welke betekenis kan die in het hoofd van de klant krijgen? Met het woord ‘prijs’ leid je de aandacht van de klant onbewust maar rechtstreeks naar de kosten. Merk je dat klanten hier vaak over doorvragen? Het kan maar zo dat dit komt doordat je jouw offerte volledig op de kosten gericht hebt. Je laat dan te weinig zien waarom je die investering meer dan waard bent.

Wat roept het woord ‘opdrachtbevestiging’ onbewust op?

Met het woord ‘opdrachtbevestiging’ maak je duidelijk dat de opdracht wat jou betreft al binnen is. Op zich is dat prima. Er zijn tenslotte genoeg situaties waarin dit ook op gaat. Ben je er echter van bewust dat klanten op onbewust niveau gevoelig zijn voor keuzevrijheid. Ga je een offerte maken en geef je ze het gevoel dat er nog iets te kiezen valt? In een opdrachtbevestiging kun je nog maar een kant op. Terwijl je met een offerte de klant nog verschillende, misschien voor jou wel een gunstiger kant op kunt sturen.

Welke kansen laat jij mogelijk liggen?

Wil je meer offertes winnen? Dan is het interessant je eens af te vragen wat voor jou een offerte eigenlijk is. Welke betekenis geef je eraan, en doet dit wel recht aan de aard van de relatie en de opdracht? Trigger je met de documenten die jij stuurt de juiste onbewuste knoppen bij de klant? Het simpelweg veranderen van de naam van het document dat de klant ontvangt, kan een groot verschil maken in jouw winkans!

Wil je toetsen of jouw prijsvoorstel of opdrachtbevestiging nog scherper kan? Laat ons hem checken.