… Een Word-document converteren naar pdf, mailen naar de klant, en dan toch de bijlage vergeten.

… Macro’s bouwen in Word en maanden bezig zijn om het werkend te krijgen.

… Een tenderbibliotheek aanleggen die ergens in de Cloud rondzweeft en die niemand weet te vinden of gebruikt.

… Ruzie met de lay-out die steeds verspringt in Word.

… De eeuwige vraag: is het te vroeg om de offerte na te bellen, of is dit juist het moment?

Herken je een of meer van deze situaties? Dan is de kans groot dat jouw organisatie grote sprongen kan maken met offertesoftware. We geven je de top-3 redenen om die te gebruiken bij het maken van een offerte.

1. Sneller een offerte maken

‘Hoe verhogen we de winkans en verlagen we de schrijftijd?’ 9 van de 10 klanten die ons bellen, willen advies over deze vraag. Over het verhogen van de winkans hebben we een duidelijke visie: pas de belangrijkste neuroprincipes toe zodat je de klant ook op onbewust niveau triggert. Maar daarmee verlaag je de schrijftijd nog niet.

Sommige organisaties verstoken rustig een dag (of meer) per offerte. Logisch dus dat ze zoeken naar manieren die kostbare uren aan leukere, en vooral declarabele, dingen te besteden. Offertesoftware helpt daarbij. Sterker nog: tijdswinst is de belangrijkste reden waarom bedrijven uiteindelijk overstappen op offertesoftware. Waarom gaat het dan zoveel sneller?

  • Je richt een contentbibliotheek in met bouwblokken en complete basisoffertes.
  • Collega’s kijken wat relevant is voor deze klant en klikken de bouwblokken bij elkaar. Dat gaat een stuk intu├»tiever en sneller dan met Word macro’s.
  • Voeg een mailadres toe, verstuur een persoonlijke link en de offerte is weg.
  • Ondertekenen gaat digitaal. Dat scheelt weer processtappen bij het opvolgen (zie punt 2).

2. Effectiever een offerte opvolgen

Wat is een goed moment om de offerte na te bellen? De ene salestrainer zegt dat het binnen een dag moet. De ander dat je de klant een paar dagen de tijd moet geven. Wij denken dat het afhangt van de situatie en het product/de dienst die je verkoopt. Een groot voordeel aan offertes maken met software, is dat je precies weet wanneer de klant de offerte heeft bekeken. Je krijgt een systeemmelding en weet dat je daarna kunt gaan bellen.

Je kunt overigens via de tracking analytics ook zien hoe lang een klant de offerte heeft bekeken. Handig, want dan weet je of de klant alleen een paar seconden heeft gescand, of ook echt heeft gelezen. Vaak zien wij klanten de offerte openen, weer wegklikken en dan later die dag pas echt lezen. En dan kun je dus gaan bellen. Overigens zijn de tracking analytics ook best confronterend. Steek jij rustig 7 uur in het maken van de offerte? Ben niet verbaasd als de klant maar 3 minuten leest.

3. Professionelere uitstraling van je offerte

Een derde voordeel van werken met offertesoftware is dat je de uitstraling er veel professioneler mee kunt maken. Word is een tekstverwerkingsprogramma. Dit betekent dat een echt professionele, ‘vaste’ vormgeving extreem tijdrovend is om te maken. Vraag maar eens een willekeurige developer in je omgeving of die een mooie opmaak voor je wil maken in Word. Onze vormgever omschreef het eens als ‘de opdracht geven de Tour de France te winnen, en dan iemand een stadsfiets meegeven.’ Naast vormgeving zijn er nog een paar redenen waarom software je offerte professioneler kan maken:

  • Je hebt nooit meer de knullige, vergeten invulvelden waardoor de klant een offerte krijgt met ‘Beste KLANTNAAM’. Het systeem geeft een melding en in sommige tools kun je de offerte zelfs niet versturen voordat je het gefikst hebt.
  • Klanten verwachten een PDF via de mail. Een digitale link naar een online omgeving vinden ze verrassend. Daarmee sta je alvast met 1-0 voor. Op dit moment dan, want steeds meer bedrijven maken de switch naar offertesoftware.
  • Je hebt mogelijkheden om gepersonaliseerde video’s toe te voegen, klanten zelf de keuze te geven tussen meerdere opties die ze kunnen aanvinken en om overtuigende referenties in te voegen en vervangen.

Kijk kritisch welke offertesoftware bij jou past

Eerlijk zeggen: verwachtte je nu een reclameshow van ons of doorverwijzing naar een partner? Die komt niet, want die hebben we niet. Wij kennen alle relevante leveranciers van offertesoftware in Nederland en het buitenland. Maar we blijven graag onafhankelijk in ons advies naar onze klanten. De keuze voor de juiste software moet je zelf maken, wij helpen je wel de functionele en technische wensen en eisen scherp te stellen. Om er maar een paar te noemen:

  • Vind je het belangrijk dat de offertesoftware werkende koppelingen heeft met jullie ERP systeem?
  • Mogen data in een Amerikaans datacenter gehost zijn, of houd je dat liever binnen de EU, of zelfs Nederland?
  • Hoeveel vormgevingsopties wil je hebben?
  • Hoeveel service support wil je bij de implementatie van de offertesoftware?
  • Welke mogelijkheden wil je hebben bij het presenteren van het kostenoverzicht/calculaties?

Het antwoord op die vragen bepaalt waar je uitkomt. Vooropgesteld: met alle Nederlandse offertesoftware die wij kennen, kun je uitstekend een winnende offerte maken in minder tijd. De vraag is wat bij jullie past.

Benieuwd naar een voorbeeldofferte die met software is gemaakt?

Download dan onze gratis voorbeeldofferte, gemaakt met Pandadoc (USA). Is tijd besparen op het maken van offertes een ding bij jullie? Overweeg serieus een marktverkenning van de offertesoftware, met of zonder ons advies. Heb je vragen, stel die via het contactformulier op deze pagina of mail naar info@offertes.win.

Succes!

Share This