Naar aanleiding van het aangename bezoek van 3 april en de vraag van organisatieX om te bekijken wat de mogelijkheden zijn van OrganisatieY voor het realiseren van ZZZ, ben ik op zoek gegaan naar de best mogelijke oplossing die wij kunnen bieden.

De klant onthoudt het eerste wat hij leest beter

Een winnaar mogen we hem toch onderhand wel noemen, die ‘Naar aanleiding van’. Ooit bedacht als onderdeel van de handelscorrespondentie gaat hij al bijna 100 jaar mee. Toch even een gewetensvraag: Wist je dat een van de 10 principes van een winnende offerte is dat de klant het eerste en laatste beter beter onthoudt? Wat voor beeld nestelt zich dan in zijn hoofd bij zo’n inleiding?

Waarschijnlijk geen enkel beeld. Het is een standaardzin die weinig zegt. Bovendien gebruiken de meeste schrijvers hem, waardoor je geen positief-onderscheidende indruk maakt. Overigens zijn er nog allerlei varianten op deze standaard inleiding. Die beginnen met ‘Hierbij’, ‘In reactie op’ of ‘In navolging van’ bijvoorbeeld. Herken je al iets?  

Doe het eens anders, gebruik deze drie bouwstenen

Vooropgesteld: er is geen woord Frans aan ‘Naar aanleiding van’. Toch raden we je aan hem niet te gebruiken en een inleiding te schrijven die indruk maakt. Eentje die de klant minder vaak ziet, niet verwacht en daardoor positief verrast. Daarvoor is het allereerst belangrijk dat je de drie basisbouwstenen kent. Vervolgens kun je er nog een extra, eigen sausje overheen gieten.

  1. In 1 zin de vraag van de klant waarover jullie spraken (herkenning!)
  2. De feiten op een rij: wanneer sprak je wie hierover?
  3. Een leeswijzer: wat staat me te wachten? Dit is vooral handig als je offerte wat langer is.

Bonus (het sausje): enthousiasme dat je offerte mag uitbrengen 

Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Beste meneer Pieterse,

Offertes waar de klant simpelweg niet omheen kan. In die richting wilt u graag een grote stap zetten. We spraken daarom op 1 januari samen met uw collega Jantine over ondersteuning bij een kwaliteitsslag in de offertes. Allereerst hartelijk dank dat u ons vroeg hiervoor een offerte te maken. Dat doen we uiteraard graag.

Standaardiseer inleiding, maar niet te ver

Je kunt de inleiding vrij ver standaardiseren als je tijd wilt besparen. We raden je wel aan er maatwerk van te maken. Bijvoorbeeld door toch de moeite te nemen de belangrijkste wens (zin 1 in het voorbeeld) en de datum van het gesprek te herhalen. Fluitje van een cent, en de klant interpreteert het als een blijk van aandacht die positief blijft hangen. 

Maak je vooral geen zorgen wat de klant ervan vindt

Vindt de klant het niet te ‘jolig’ als ze een inleiding volgens onze tips schrijven? Dat vragen schrijvers ons regelmatig. Ze maken zich zorgen of de klant niet al afhaakt bij de eerste alinea en de hele offerte te informeel vindt overkomen. Of zelfs of de klant zich niet geschoffeerd voelt. Het korte antwoord: nee.

Het langere antwoord, nog steeds in 1 woord: integendeel. Klanten waarderen het als je in heldere taal formuleert. Ze houden van lekker leesbare offertes. En ze voelen zich al helemaal niet beledigd als je de feiten beschrijft en enthousiasme toont. In het voorbeeld: Het was echt hun wens om offertes te schrijven waar de klant niet omheen kan. We hebben echt dat gesprek gehad (hoewel niet op 1 januari). En we zijn echt enthousiast dat we een offerte mogen opstellen. Zet je dus over mogelijke bezwaren heen, trek de beren van de weg en experimenteer met een ander soort inleiding. 

Jouw offerte maken met hulp van een voorbeeld offerte?

Veel mensen vinden het prettig om ter inspiratie een voorbeeld te hebben van ‘de ideale offerte’. Om je te helpen hebben wij een voorbeeld offerte opgezet. Alle onderdelen die de winkans van je offerte vergroten zijn hierin meegenomen. Heb je vragen of wil je jouw offerte aan ons voorleggen? Stel ons een vraag via onderstaand formulier of neem contact op.

Stel direct een vraag over de inleiding van je offerte